Nhận biết người thụ hưởng ngay khi được chỉ định

Theo nội dung được cơ quan quản lý phổ biến, doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ cần xác định và thu thập thông tin về người thụ hưởng ngay khi bên mua bảo hiểm hoặc người được bảo hiểm chỉ định. Điểm đáng lưu ý nằm ở thời điểm thực hiện. Việc chỉ định có thể diễn ra khi giao kết hoặc trong quá trình thực hiện hợp đồng, vì vậy quy trình tiếp nhận yêu cầu sau bán hàng cũng cần có bước thu thập và cập nhật thông tin người thụ hưởng.

Một nội dung khác là phạm vi xác định chủ sở hữu hưởng lợi được mở rộng, bao gồm cá nhân nắm quyền kiểm soát cuối cùng thông qua thỏa thuận pháp lý. Trong khi thông tin về người thụ hưởng cho biết ai được chỉ định nhận quyền lợi bảo hiểm, việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi giúp doanh nghiệp nhận diện cá nhân thực sự nắm quyền kiểm soát. Hai nội dung này cần được thể hiện rõ trong hướng dẫn nghiệp vụ để nhân viên biết phải thu thập thông tin về ai và ở bước nào.

Quy định mới cũng tạo điều kiện giảm thủ tục cho khách hàng. Khi doanh nghiệp đã khai thác được thông tin cần thiết từ cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành, khách hàng không phải cung cấp lại thông tin đó. Để áp dụng trong thực tế, doanh nghiệp cần rà soát dữ liệu nào có thể khai thác và thông tin nào vẫn cần khách hàng bổ sung, qua đó tránh yêu cầu giấy tờ trùng lặp mà vẫn bảo đảm hồ sơ đầy đủ.

Luật số 23/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Luật Phòng, chống rửa tiền và Luật Các tổ chức tín dụng có hiệu lực từ ngày 01/12/2026. Trước mốc này, ông Nguyễn Quang Huyền, Phó Cục trưởng Cục Quản lý, giám sát bảo hiểm, đề nghị các doanh nghiệp chủ động cập nhật quy định, rà soát quy trình nghiệp vụ và cơ chế kiểm soát nội bộ, đồng thời nâng cao trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, nhân viên.

Báo cáo đúng hạn, giữ bí mật thông tin

Báo cáo giao dịch đáng ngờ là nghĩa vụ đã được quy định tại Luật Phòng, chống rửa tiền số 14/2022/QH15. Theo Điều 37, doanh nghiệp phải báo cáo trong 03 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh giao dịch hoặc 01 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện giao dịch đáng ngờ. Nếu phát hiện giao dịch đáng ngờ do khách hàng yêu cầu có dấu hiệu liên quan đến tội phạm, doanh nghiệp phải báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm phát hiện.

Giá trị giao dịch và việc giao dịch đã hoàn tất hay chưa không quyết định nghĩa vụ báo cáo giao dịch đáng ngờ. Bà Nguyễn Thị Minh Thơ, Phó Cục trưởng Cục Phòng, chống rửa tiền thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, lưu ý nhân viên cần giữ thái độ trung lập, lịch sự khi trao đổi để làm rõ thông tin và giữ bí mật về việc báo cáo.

Thời hạn báo cáo ngắn khiến khâu chuyển thông tin nội bộ trở nên quan trọng. Khi nhân viên tiếp nhận yêu cầu của khách hàng nhận thấy dấu hiệu bất thường, đầu mối phụ trách cần sớm nhận được thông tin, hồ sơ liên quan và thời điểm ghi nhận dấu hiệu. Nếu việc chuyển hồ sơ chậm, thời gian dành cho đánh giá và lập báo cáo cũng bị thu hẹp. Việc phân quyền tiếp cận hồ sơ ngay từ khâu bàn giao còn giúp doanh nghiệp thực hiện yêu cầu bảo mật trong quá trình xử lý.

Đối với doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ, việc rà soát có thể bắt đầu từ hai điểm cụ thể trong quy trình hiện hành: hồ sơ người thụ hưởng được cập nhật ở đâu khi có yêu cầu chỉ định, và thông tin về dấu hiệu đáng ngờ được chuyển đến ai khi phát hiện. Khi trách nhiệm tại từng khâu được xác định rõ, doanh nghiệp có cơ sở thực hiện đúng thời hạn, hạn chế việc khách hàng phải cung cấp lại thông tin và bảo vệ dữ liệu trong quá trình xử lý giao dịch.

HIỀN ANH